Шаг 1. Создайте встречу и отправьте приглашения
Создавайте встречу для мозгоштурма любым способом: из календаря Толка или внешнего сервиса. Если вы планируете привлекать не только сотрудников вашей компании, но и внешних участников, откройте им доступ к встрече.
Шаг 2. Распределите участников заранее
Организатору удобно готовиться к мозгоштурму в Толке. Вы можете разбить участников на команды еще до начала встречи. Для этого нажмите на кнопку «Инструменты» в левом нижнем углу экрана и выберите пункт «Групповая сессия».
Распределите коллег случайным образом или вручную, просто перетаскивая иконки. Максимум можно создать до 50 групп, а названия комнат — менять. Все настройки сохранятся до начала встречи.
Формат мозгового штурма предполагает, что команды общаются изолированно и не мешают друг другу. Чтобы участники оставались в своих комнатах, ориентируйтесь на бегунок под кнопкой «Начать групповую сессию». По умолчанию он серый — это значит, что коллеги не могут перемещаться между группами.
Шаг 3. Назначьте модератора
Добавьте себя или коллег в число модераторов. Сделать это можно в «Настройках» или в списке участников встречи. Возможности модераторов и участников различаются. Так, модератор может говорить в «мегафон», чтобы его слышали коллеги во всех комнатах, перемещаться между группами, запускать и завершать сессию.
Внутри каждой группы назначить модератора нельзя. Но вы можете договориться с коллегами, кто будет следить за ходом обсуждения. Если участники начнут перебивать друг друга, критиковать или уходить от темы, он сможет напомнить о правилах встречи или выключить микрофон тем, кто спорит. А если в комнате повиснет молчание, именно модератор поможет всем настроиться на работу.
Шаг 4. Запустите сессию
Вы можете запустить групповую сессию до начала мозгоштурма. Как только участник войдет во встречу, он сразу же окажется в своей группе. Но обычно в начале выделяют время на обсуждение регламента и тайминга. Если групповая сессия не запущена, участники попадут в общую группу, когда подключатся.
Когда будете готовы к работе в группах, нажмите на значок «Инструменты» → «Групповая сессия» → «Начать групповую сессию». Участники попадут в те группы, в которые вы распределили их перед встречей.
Если вы не разбивали участников на команды заранее, можете сделать это случайным образом и поставить галочку в чекбоксе «Только онлайн-участники». Опция пригодится, если некоторые коллеги не смогли прийти. Те, кто не подключился, останутся в секции «Участники без групп».
Шаг 5. Работайте в группах
Участникам групп доступны все инструменты для командной работы. Обсуждение можно записать. В общей комнате доступна автозапись, а в сессионных залах она всегда включается вручную — напомните об этом модератору группы.
Есть несколько способов фиксировать идеи во время мозгового штурма в Толке:
- Участники пишут предложения в чат — у каждой команды он свой.
- Модератор группы открывает на своем устройстве сервис майндмэппинга или заметки, а потом демонстрирует экран. Участники предлагают варианты, модератор записывает их. Еще коллега может запросить управление экраном и добавлять варианты самостоятельно.
Отведите время на обсуждение внутри групп, а затем выпишите предложения от команд и обсудите их вместе.
Помните, что на мозгоштурме не бывает неправильных ответов или глупых предложений, поэтому критиковать друг друга не стоит. Задача команды — сгенерировать как можно больше креативных идей, чтобы выбрать лучшую из них.
Шаг 6. Следите за ходом обсуждения
Используйте «мегафон», чтобы напомнить участникам о тайминге или регламенте, — модератора слышат во всех группах. Также организатор может самостоятельно перемещаться между комнатами, чтобы контролировать процесс мозгоштурма.
Когда придет время завершить встречу, нажмите на кнопку «Остановить сессию». Толк закроет группы и переместит участников в общую комнату.
Шаг 7. Выберите лучшие варианты с помощью голосования
Обменяйтесь идеями после обсуждения в группах. Выбрать наиболее удачные поможет голосование. Чтобы его добавить, перейдите в чат, нажмите на иконку скрепки и выберите «Голосование». Другой вариант — запустить опрос с помощью «Инструментов».
Опрос может быть анонимным или открытым, участники могут выбрать только один вариант или несколько понравившихся идей. Итоги голосования сохранятся в разделе «Артефакты», файл с результатами можно скачать.
Шаг 8. Используйте артефакты
Толк сохранит запись каждой групповой встречи с расшифровкой, историю чата, данные опросов, список участников. Это поможет проанализировать результаты и использовать их для следующего этапа работы. Все материалы можно посмотреть в разделе «Артефакты».
Источник: https://kontur.ru/talk/news/51751-kak_provesti_mozgovoj_shturm_v_tolke
